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i.A. oder i.V.? Alles zur Unterschriftenregelung mit Vollmacht

Wann darf ein Arbeitnehmer rechtskräftige Dokumente, zum Beispiel Verträge und Bestellungen, mit i.A. oder i.V. unterschreiben? Und wie haftet er, wenn hinterher etwas schief geht?

Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen Einzel- und Handlungsvollmachten. Firmenintern werden in Unterschriftenregelungen festgelegt, wer wie zeichnen darf.

Unterschrift mit i.A. = im Auftrag

Mit i.A. dürfen Sie unterzeichnen, wenn Ihr Chef Sie mit einer Einzelvollmacht, Sondervollmacht oder Gattungsvollmacht ausgestattet hat.  Sie sind befugt, einzelne Rechtsgeschäfte (z.B. Kauf von Bürostühlen) oder Rechtsgeschäfte in einem bestimmten Arbeitsbereich (z.B. Buchung von Geschäftsreisen) einzugehen. Ist das Rechtsgeschäft abgeschlossen, erlischt die Vollmacht automatisch. Eine Rechtswirksamkeit kommt durch ein i.A. nicht zustande, es ist eher eine Art „Übermittlung eines Willens“. Gerichtliche Fristen werden zum Beispiel durch ein nur mit einem i.A. unterzeichnetes Papier nicht eingehalten. Kommt es zu einem Rechtsstreit, ist das Unternehmen erster Ansprechpartner. Sie haften nur bei grober Fahrlässigkeit, nicht wenn Ihnen Fehler unterlaufen.

Zumeist ist festgelegt, dass neben dem i.A.-Berechtigten eine zweite Person unterschreibt.

Unterschrift mit i.V. = in Vollmacht, in Vertretung

Die Handlungsvollmacht wird nach § 54 Handelsgesetzbuch (HGB) erteilt. Damit gibt Ihnen ihr Chef eine umfassende Vollmacht, beispielsweise für einen bestimmten Zeitraum (wegen Urlaub, Krankheit etc.). Mit der Handlungsvollmacht können Sie alle üblichen Geschäfte Ihres Chefs tätigen und unterzeichnen entsprechende Dokumente mit „i. V.“. Der Arbeitnehmer haftet nur bei grober Fahrlässigkeit.