Rechnungen, Bescheide, Versicherungen – wie sortiert man seine Unterlagen so, dass man bei Bedarf alles schnell wiederfindet? Endlich Ordnung im Papierkram – hier unsere Tipps.
Man sollte strukturiert aufräumen und lernen, Wichtiges vom Unwichtigen zu unterscheiden. Denn außer „Wichtig“ und „Unwichtig“ gibt es keine andere Kategorie. Seien Sie knallhart – dabei hilft folgender Trick: Nehmen Sie von einem ungeordneten Haufen jedes Papier kurz in die Hand. Wenn Sie sich fragen, ob Sie es brauchen, ist es oft wichtig. Fragen Sie sich hingegen, ob Sie es brauchen könnten – dann weg damit!
Was ist mit Ablage „Sonstiges“?
Vermeiden Sie, eine Ablage „Sonstiges“ einzuführen. Sie ist wie eine Wundertüte: Viel drin, aber man weiß nicht was. Dingen, die nicht zugeordnet werden können, fehlt die Daseinsberechtigung. Sie gehören grundsätzlich auf den Kann-Weg-Stapel. Mut zur Lücke – letztlich kann man nahezu alle Papiere wiederbesorgen.
Wie ordnet man Wichtiges?
Eine Möglichkeit sind Ablagekörbe, die mit Klebezetteln aus den verschiedenen Gebieten des Alltags beschriftet sind – Beruf, Haushalt, Versicherungen u.s.w. Da kommen die Papiere erst mal ungeordnet hinein. Man kann sich auch gemäß der Ordnerstruktur eine Vorsortiermappe anlegen – mit Einlegeblättern, die mit denselben Begriffen beschriftet sind. Die kann man auch später noch nutzen, wenn man keine Zeit hat, die eingehende Post sofort einzusortieren. Aber Achtung: Einmal in der Woche sollte man sich die Zeit nehmen, alles durchzusehen und abzuheften.
Mit Ordnern arbeiten
Empfehlenswert sind keine Hefter, sondern schmale Ordner, Mappen nur im Einzelfall. Jede Person im Haushal bekommt eigene Ordner. Auf dem Rücken des Ordners stehen Alltagsrubriken. Ist der Ordner zu drei Vierteln voll, nehmen Sie den nächsten, damit Sie alles innerhalb kürzester Zeit finden können. Alles, was man länger als eine Minute suchen muss, fällt unter Unordnung.
In den Ordnern sollte man zum Unterteilen des Inhalts mit Trennblättern arbeiten, aber nie mehr als 12 Blätter oder Streifen verwenden. Ein Inhaltsverzeichnis vorn in jedem Ordner erleichtert das schnelle Finden.
Papier ist ein Gebrauchsgegenstand, der gelocht werden kann. Nur wenige Dokumente, z.B. Zeugnisse oder Urteile, kommen in Klarsichtfolien. Diese haben den Nachteil, dass die Unterlagen ankleben, und man muss alle Papiere aus der Hülle ziehen. Das ist unpraktischer als Seiten umzublättern. Lose Zettel und Büroklammern gehen gar nicht – deshalb entweder an das Dokument tackern oder auf ein Extrablatt kleben.
Die Ich-Mappe
Die Königin unter den Mappen ist die Ich-Mappe. Darin sind die Sachen, die Sie mitnehmen, wenn es brennt. Alles, was Sie nur schwer oder gar nicht wiederbeschaffen können. Dazu zählen persönliche Dokumente wie Geburtsurkunde, Testament, Reisepass, Schulzeugnisse, Heiratsurkunde, Scheidungsurkunde etc., aber auch Erinnerungen wie Kinderbilder und Briefe.
Noch mehr Tipps:
Verjährungsfristen und Aufbewahrungszeiten
So lange gelten Ansprüche:
Dauer: 2 Jahre
- Gewährleistungsansprüche beim Kauf (§ 437 BGB)
Dauer: 3 Jahre
- Arzt-Honorar, Gehalt, Arbeitslohn, Besoldung, Ruhegeld von Beamten, Richtern und Soldaten
- Handwerker-Lohn, Dienstleistungsentgelt, Kaufpreisforderungen von privat und Gewerbetreibenden
- Rechtsanwaltgebühren, Notargebühren
- Gaststätten, Hotels, Medienabos, Telefonrechnung
- Mietzins beweglicher Sachen (z.B. Auto), Wohnungen, Grundstücke, Leasing-Entgelte/-Restwerte (alle § 195, 199 BGB)
- Unterhalt
- Schadensersatz
- einfache Schuldanerkenntnis
- Darlehensrückzahlung
- Zinsen
Dauer: 4 Jahre
- Sozialversicherung Beitragsrückstand/Geldleistungen
- Steuerzahlungsaufforderung
- Gerichtskosten
Dauer: 5 Jahre
- Steuerzahlung
- Mängelanspruch Immobilien
Dauer: 30 Jahre
- Sozialversicherung: vorsätzlicher Beitragsrückstand
- Schuldanerkenntnis in notarieller Urkunde
- Forderung mit Urteil