Für die Aufbewahrung von Unterlagen für das Finanzamt gibt es unterschiedliche Fristen.
Es wird erwartet, dass Unternehmen, Freiberufler und Verbände steuerlich relevante Belege zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren. Zu der Zehn-Jahres-Frist zählen unter anderem Inventarverzeichnisse, Lageberichte, Eröffnungsunterlagen und Buchungsbelege. Eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren besteht für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Geschäftsberichte und Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind.
Mit dem Zeitpunkt der Entsorgung ist es jedoch nicht ganz so einfach. Betreffende Unterlagen und Quittungen aus dem Jahr 1996 sollten nicht automatisch weggeworfen werden, nur weil das Jahr 2006 bald vorbei ist. Für die Entsorgung gilt nämlich folgender Grundsatz: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, beziehungsweise am Schluss des Jahres, in dem die Inventarliste oder der Lagebericht erstellt wurden. Wenn beispielsweise der Abschluss des Jahres 1996 im August 1997 erstellt und beim Finanzamt eingereicht wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 1997. Erst ab 1. Januar 2008 können dann die Unterlagen vernichtet werden. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht trifft nur denjenigen, der auch unternehmerisch tätig ist. Etwas anders sieht es bei Privatpersonen aus, die Einkünfte aus nicht selbstständiger Tätigkeit oder Kapitalvermögen haben. Sie sind grundsätzlich davon nicht betroffen.
Doch es gibt eine Ausnahme. Wenn eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde, hat jede Privatperson sowohl Rechnungen, Zahlungsbelege als auch andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.