Wer beruflich viel unterwegs ist, kann Fahrtkosten beim Finanzamt oft voll absetzen.
Die entscheidende Frage ist: Hat der Arbeitnehmer eine “Hauptarbeitsstelle”, die er regelmäßig aufsucht, um dort einen wesentlichen Teil seiner Arbeit zu leisten? Das gilt etwa für den Projektmanager, der vorwiegend am Hauptsitz eines Unternehmens tätig ist oder für den Verkäufer, der hauptsächlich in einer bestimmten Filiale arbeitet.
Arbeitnehmer mit “regelmäßiger Arbeitsstätte” können 30 Cent je Entfernungskilometer – und zwar den Hinweg zum Arbeitsplatz – steuerlich geltend machen. Mit welchem Fahrzeug dieser Weg zurückgelegt wird, spielt keine Rolle. Pro Jahr sind dann maximal 4.500 Euro absetzbar. Einen höheren Betrag kann nur geltend machen, wer selbst mit dem Auto fährt oder für öffentliche Verkehrsmittel noch höhere Ausgaben nachweist.
Wer im Gegensatz dazu neben seiner regelmäßigen Arbeitsstelle noch an mehreren Einsatzorten zu tun hat oder ausschließlich an wechselnden Orten tätig ist (also “keine regelmäßige Arbeitsstätte” hat), bei dem handelt es sich um eine “Auswärtstätigkeit”: dann gelten die Regeln zu den “Reisekosten”. Wen das betrifft, der muss sich mit der Entfernungspauschale begnügen. Wer mit dem Auto zur Arbeit fährt, kann dann vereinfachend die Kilometerpauschale – je 30 Cent für die Hin- und Rückfahrt – geltend machen. Nutzer öffentlicher Verkehrsmittel geben die tatsächlichen Kosten an. Wer vom Kollegen mitgenommen wird, hat keinen Steuervorteil.
Bei Auswärtstätigkeit gibt es noch einen weiteren Steuervorteil: In den ersten drei Monaten der Tätigkeit besteht Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand, immerhin sechs Euro pro Tag, sofern Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung abwesend sind. Wer mehr als 14 Stunden von zu Hause weg ist, kann 12 Euro ansetzen; bei 24 Stunden Abwesenheit sind es 24 Euro. Wechselt der Arbeitnehmer später an einen neuen Arbeitsstandort, kann er erneut für drei Monate Verpflegungsmehrkosten geltend machen.
Wenn jemand sehr lange Fahrtwege hat und hohe Kilometerkosten angibt, prüfen die Finanzbeamten das nach. Sie interessieren sich dann zum Beispiel für Werkstattrechnungen, aus denen die Laufleistung des Wagens hervorgeht. Auch das Aufrunden von Kilometerangaben ist nicht zu empfehlen. Für die Finanzämter ist es keine große Mühe, anhand von Routenplanern die tatsächlichen Entfernungen nachzuprüfen.
Tipp: Wer beruflich viel unterwegs ist, für den lohnt es sich, übers Jahr zu notieren, an welchen Tagen wegen Baustellen oder Umleitungen längere Wege erforderlich waren. Auch wenn die Finanzbeamten dies nicht anerkennen, weil nach der Rechtssprechung nur der kürzeste Arbeitsweg berechnet wird; solche konkreten Aussagen erhöhen vor allem die Glaubwürdigkeit des Steuerzahlers beim Finanzamt.