Mieter sollten ihre Betriebskostenabrechnung genau prüfen, denn es schleichen sich oft Fehler ein, die sie am Ende teuer bezahlen müssen. Der Deutsche Mieterbund (DMB) geht davon aus, dass jede zweite Abrechnung falsch ist.
Grundsätzlich gilt: Wie und welche Betriebskosten dem Mieter in Rechnung gestellt werden, hängt grundsätzlich vom Mietvertrag ab. Was dort nicht aufgeführt ist, kann nicht umgelegt werden. Allerdings enthalten Verträge oft auch einen allgemeinen Hinweis auf die Betriebskostenverordnung.
Laut Betriebskostenverordnung sind nur solche Kosten umlagefähig, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Grundstücks sowie des darauf stehenden Gebäudes entstehen.
Insgesamt gibt es 17 Betriebskostenarten. Den größten Posten machen die Kosten für Heizung und Warmwasser aus. Daneben gibt es noch sogenannte 14 kalte Betriebskostenarten. Umlagefähig sind Kosten für Kalt-, Warm- und Abwasser, Heizungsbetrieb, Müllabfuhr, Gartenpflege, Aufzug, Hauswart, Straßenreinigung, Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung, Schornsteinreinigung, Allgemeinbeleuchtung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Gemeinschaftsantenne bzw. Kabelfernsehen, Einrichtungen wie Waschmaschinen, Wäschetrockner oder Bügelautomaten, laufende öffentliche Lasten des Grundstücks wie Grundsteuer sowie sonstige Betriebskosten. Die sonstigen Betriebskosten sind ein besonders heikler Punkt. Dazu zählen beispielsweise die Betriebskosten einer Sauna, eines Schwimmbads oder einer anderen Gemeinschaftseinrichtung. Manche Vermieter verstecken hier aber zusätzliche Kosten, die der Mieter gar nicht zahlen muss. Der Mieterbund betont, dass die Position „Sonstiges“ kein Auffangbecken für alle nur denkbaren Kosten ist. Es muss im Mietvertrag klipp und klar geregelt sein, welche konkreten Kosten der Vermieter umlegen will.
Nicht in die Betriebskostenabrechnung gehören Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Reparaturkosten, Kreditzinsen, Portokosten, Aufwendungen für die Wartung etwa der Türschließanlage oder der Klingel, aber auch die Zinsabschlagsteuer auf Instandhaltungsrücklagen. Auch eine Gastankmiete, Kosten der Wach- und Schließgesellschaft, Rechtsschutz, Hausrat- und Mietausfallversicherung, Reparaturkostenversicherung, Umweltschadenversicherung, Spülung der Fußbodenheizung oder die Reinigung der Vordächer, Fassadenreinigung, Druck- und Dichtigkeitsprüfung der allgemeinen Gasleitung sowie einmalige Kosten zur Beseitigung eines konkreten Ungezieferbefalls gehören zu den nicht umlagefähigen Kosten.
Die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung haben ebenfalls nichts darin zu suchen. Eine Ausnahme sind die Kosten für die Berechnung der Heiz- und Wasserkosten, wenn sie verbrauchsabhängig verteilt werden. Auf den Endbetrag der Betriebskostenabrechnung darf der Vermieter bei Privatwohnungen keine Mehrwertsteuer aufschlagen.
Obwohl die Betriebskostenabrechnung gesetzlich geregelt ist, treten in der Praxis immer wieder Fragen auf, die die Gerichte beschäftigen. Lange war nicht klar, wie die Kosten für den Hausmeister behandelt werden. Generell dürfen die Kosten des Hauswarts zwar in eine Nebenkostenabrechnung eingestellt werden. Der Bundesgerichtshof entschied jedoch, dass die Position Hauswart keine Kosten für Instandhaltungs- oder Verwaltungsarbeiten enthalten darf (AZ: VIII ZR 27/07).